Så er det tid til tidsregistrering

Folketinget har vedtaget lovforslaget om de længe ventede regler om registrering af arbejdstid. Der har i den gældende danske lovgivning ikke været et generelt krav om registrering af lønmodtageres daglige arbejdstid, men på baggrund af EU-Domstolens dom i sag C-55/18, CCOO, har Folketinget fundet det nødvendigt at indføre et sådan krav. Loven træder i kraft 1. juli 2024.

Hvem skal registrere arbejdstid?

Med lovændringen indføres et krav om, at alle lønmodtagere som udgangspunkt skal registrere deres arbejdstid. Det vil sige, at loven også finder anvendelse for ledere og alle selskaber uafhængig af selskabsform og størrelsen på medarbejderstaben.

Kan lønmodtagere undtages fra reglerne?

En række lønmodtagere kan undtages for reglerne. Det er såkaldte selvplanlæggere.

Hvis selvplanlæggeren kan undtages fra kravet om ugentlig arbejdstid, dvs. er undtaget fra de arbejdsmiljøretlige regler om daglig og ugentlig hviletid, vil selvplanlæggeren også være undtaget fra kravet om tidsregistrering.

En lønmodtager er selvplanlægger, hvis:

(a) lønmodtageren som følge af særlige træk ved arbejdet ikke kan måle eller fastsætte arbejdstiden på forhånd.

(b) lønmodtageren selv kan fastsætte arbejdstiden, hvor der er tale om lønmodtagere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller som har ledelsesmæssige funktioner.

Hvorvidt en lønmodtager kan undtages for reglerne om maksimal arbejdstid og kravet om registrering af arbejdstid, er en konkret vurdering.

Hvis en lønmodtager kan anses for at være selvplanlægger og kan undtages fra de arbejdsmiljøretlige regler om daglig og ugentlig hviletid, skal det fremgå af lønmodtagerens ansættelseskontrakt eller tillæg hertil, at reglerne ikke finder anvendelse. Fravær af en sådan bestemmelse vil medføre, at lønmodtageren anses som omfattet af reglerne.

Bestemmelsen om, at det skal fremgå af lønmodtagerens ansættelseskontrakt eller tillæg, at vedkommende er undtaget fra reglerne om ugentlig arbejdstid og tidsregistrering, giver anledning til overvejelser hos arbejdsgiverne i forhold til, hvorvidt status som selvplanlægger er en væsentlig vilkårsændring af de pågæl­d­ende lønmodtageres ansættelsesforhold.

Arbejdstidsregistreringssystemet

Loven indebærer, at arbejdsgivere skal indføre et arbejdstidsregistreringssystem, så den enkelte lønmodtager kan måle sin daglige arbejdstid. Der er ingen krav om, hvordan dette system skal udformes, men systemet skal være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”, og lønmodtagere skal kunne tilgå deres egne oplysninger.

Der er således en høj grad af metodefrihed hos arbejdsgiverne, og registreringssystemet kan fx være et IT-system, der kan tilgås via en computer/laptop, men det kan også være en app, der kan tilgås via en smartphone. Arbejdsgiverne kan også overveje andre modeller, men arbejdsgiverne skal være opmærksomme på at overholde databeskyttelsesreglerne.

Lønmodtagernes oplysninger skal som udgangspunkt opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, som udgør grundlaget for beregningen af den enkelte lønmodtagers gennemsnitlige ugentlige arbejdstid, dvs. op til 5 år og 4 måneder.

Hvad er arbejdstid?

Arbejdstid defineres i overensstemmelse med EU-retten. Arbejdstid defineres i henhold til arbejdstidsdirektivsgennemførelsesloven, § 2, stk. 3 som ”det tidsrum, hvori arbejdstageren er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed under udførelse af sin beskæftigelse eller sine opgaver.”, såfremt kollektiv overenskomst ikke regulerer dette. Arbejdstid vil derfor være den tid, hvor en lønmodtager er på arbejde, til rådighed og udfører sine opgaver. Det vil være en helhedsvurdering, hvorvidt en aktivitet er arbejdstid.

Registrering af arbejdstiden giver anledning til overvejelser hos arbejdsgiverne, herunder hvorvidt rådighedsvagter udgør arbejdstid, hvornår og hvor ofte der skal tidsregistreres sammenholdt med det arbejdstidssystem, arbejdsgiver vælger, hvem der skal føre tilsyn med arbejdstidsregistreringen osv.

Anbefalinger/kom hurtigt i gang

Loven træder i kraft 1. juli 2024, og det vil formentlig tage et par måneder at få installeret software, implementeret tidsregistreringssystemet og få medarbejdere ”med ombord”. Arbejdsgiverne bør derfor gå i gang med implementeringen mv. i så god tid som muligt inden 1. juli 2024 for at være ”compliant”.

I den forbindelse bør arbejdsgiverne fx:

• overveje, hvordan tidsregistreringen skal udføres fx via IT-system eller app.
• tage dialogen med medarbejderne og måske også deres repræsentanter om, hvordan dette skal fungere i praksis.
• se på, om der er medarbejdere/ledere, der skal undtages fra kravet om registrering af arbejdstid, samt om der skal udarbejdes tillæg til ansættelseskontrakter.
• tjekke, om formuleringen af ansættelsesaftaler og politikker rammer lovens krav.
• overveje, om der også i denne sammenhæng er styr på GDPR.